Importeren uit Excel

U kunt uw klantgegevens in één keer importeren met Excel, Outlook, Gmail of uw ERP Synchronizer in SuperOffice CRM. De Excel-spreadsheet kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

• Een lijst met leads/prospects die u wilt importeren in SuperOffice.
  Voeg een kolom toe met bijvoorbeeld de tekst “Prospect” voor alle personen, waardoor u hen makkelijk kunt koppelen aan de juiste categorie in SuperOffice CRM.
• Een lijst met bedrijven/contactpersonen met “opgeschoonde” gegevens (geëxporteerd en gecontroleerd op kwaliteit, en wordt opnieuw geïmporteerd).
• Bedrijven en contacten van andere applicaties en indelingen, zoals financiële systemen, andere CRM-clients, e-mail-clients (anders dan Gmail en Outlook) en Windows-installaties van SuperOffice CRM.

​

Voordat u begint

Voordat u begint met importeren, bereidt u het Excel-bestand voor. Controlelijst:

• De Excel-spreadsheet moet minimaal kolommen bevatten met bedrijfsnamen en namen van personen (voornaam en achternaam).
• Controleer of de gegevens up-to-date zijn. Zijn bijvoorbeeld de postadressen en telefoonnummers correct?

​

Bedrijven/personen importeren vanuit een Excel-bestand

​

Stappen

1. Ga naar het scherm Importeren door op de knop Importeren () in de Navigator te klikken.
2. Zorg ervoor dat Personen is geselecteerd onder Een importbron selecteren en klik vervolgens op het Excel-.
3. Klik in het dialoogvenster Bestand uploaden op Bestand uploaden om de Excel-spreadsheet te selecteren die u wilt importeren.
4. Blader naar de gewenste Excel-spreadsheet en klik op Openen. De gegevens van de spreadsheet worden in de tabel weergegeven.

​

Stel de import bij

Aangezien de Excel-spreadsheet alles kan bevatten van slechts enkele tot een grote hoeveelheid kolommen, is het belangrijk dat de kolommen met de gegevens die u wilt importeren aan het juiste SuperOffice-veld zijn gekoppeld.

1. Zoek de kolom met de namen van bedrijven, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Bedrijf: Naam.
2. Zoek de kolom met de voor- en achternamen, klik op de kolomtitel (Geen selectie) en selecteer Persoon: Voornaam en Persoon: Achternaam. Als er één kolom is met zowel voor- als achternamen, selecteer dan Persoon: Volledige naam.
3. Selecteer de SuperOffice-velden voor de resterende kolommen in de tabel. Sla de kolommen over die u niet wilt importeren.
4. Klik op Importinstellingen configureren en pas de importinstellingen aan.
5. Voer in het veld Toestemmingsopmerking een opmerking in over waarom u deze contactpersonen in SuperOffice registreert (doel) en hoe/waar u hun toestemming heeft verkregen

1. Klik op Next. Het venster Importvoorbeeld wordt weergegeven.
2. In Importvoorbeeld kunt u de importgegevens doorbladeren voordat de import begint.

   Pictogram	Beschrijving
   	Het bedrijf bestaat niet en wordt toegevoegd.
   	Het bedrijf bestaat al en wordt bijgewerkt.
   	De contactpersoon bestaat niet en wordt toegevoegd.
   	De contactpersoon bestaat al en wordt bijgewerkt.
   leeg	Geen update.

1. Verwijder de vinkjes voor de rijen die u NIET wilt importeren. Als de Excel-spreadsheet een rij met een kolomkop bevat, kunt u deze hier verwijderen.
2. Als u hebt gecontroleerd of dit echt de gegevens zijn die u wilt importeren, klikt u op Importeren.

​

Troubleshooting

Veel contactpersonen worden weergegeven zonder pictogram. Betekent dit dat ze niet worden geïmporteerd? Rijen zonder pictogrammen worden niet geïmporteerd. Als u ziet dat veel contactpersonen niet worden geïmporteerd, kan dit zijn omdat ze niet aan een bedrijf zijn gekoppeld. In dat geval kunt u een van de volgende dingen doen:

• Als de contactpersoon daadwerkelijk aan een bedrijf is gekoppeld, gaat u terug naar de importbron (Gmail, Outlook of Excel) en geeft u een bedrijf op voor de contactpersoon. Start de import daarna opnieuw.
• Als de contactpersoon niet aan een bedrijf is gekoppeld, maar onder zijn/haar eigen naam in SuperOffice moet worden geregistreerd, stelt u de persoon in als bedrijf:
  1. Klik op Vorige en Importinstellingen configureren.
  2. Klik op de lijst Als geen bedrijfsnaam onder Contactpersoon.
  3. Selecteer Bedrijf maken op basis van contactnaam.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Klik op Volgende en controleer of het pictogram Nieuw bedrijf naast de contactpersoon wordt weergegeven. De persoon wordt geregistreerd als bedrijf in SuperOffice CRM, met zichzelf als enige contactpersoon.

Ik kom niet verder! U moet alle verplichte SuperOffice-velden aan de bijbehorende kolommen koppelen om door te gaan. De verplichte velden worden boven de tabel weergegeven. Als u hebt gespecificeerd dat personen zonder bedrijven moeten worden toegevoegd als nieuwe bedrijven, is alleen het SuperOffice-veld Bedrijf: Naam verplicht.

​

Het importeren voltooien

Wanneer de import is voltooid, worden twee lijsten weergegeven:

• Nieuwe bedrijven en contactpersonen die zijn geïmporteerd.
• Bestaande bedrijven en contactpersonen die als gevolg van de import zijn gewijzigd.

Boven elke lijst staat een koppeling naar de selectie met de nieuwe/gewijzigde bedrijven/contactpersonen.