Sales Assistant Agent (beta)

De Sales Assistant Agent houdt uw eigen openstaande verkopen in de gaten en laat zien welke aandacht nodig hebben. Eén keer per dag, of wanneer u naar een specifieke verkoop vraagt, vergelijkt de agent elke verkoop met vergelijkbare verkopen die zijn gewonnen. Voor elke verkoop waarover een beslissing nodig is, stelt de agent één duidelijke volgende stap voor, bijvoorbeeld een vervolgactiviteit, een nieuwe verkoopdatum of een offerte om op te stellen.

​

Wat de agent voor u doet

• Houdt uw pijplijn dagelijks in de gaten: de agent meldt een verkoop alleen wanneer er een beslissing nodig is, zoals een verkoopdatum die is verstreken, een verkoop die langer duurt dan gebruikelijk, een vastgelopen verkoop, een achterstallige of ontbrekende volgende activiteit, of een openstaand verzoek met hoge prioriteit voor de klant.
• Leert van echte verkopen: de agent kijkt naar hoe vergelijkbare verkopen zijn gewonnen, bijvoorbeeld hoeveel activiteiten er nodig waren en hoe snel de eerste plaatsvond. Ook kijkt de agent naar de veelvoorkomende redenen waarom vergelijkbare verkopen verloren gingen of vastliepen.
• Raadt één volgende stap aan: bijvoorbeeld een vervolgactiviteit, het opnieuw plannen van een achterstallige activiteit, het toevoegen van een belanghebbende, het opstellen van een offerte, het bijwerken van een verstreken verkoopdatum, of het afsluiten van de verkoop als verkocht of verloren. De redenering wordt erbij getoond.
• Onthoudt uw beslissingen: nadat u een aanbeveling goedkeurt of afwijst, meldt de agent dezelfde verkoop niet opnieuw totdat de verkoop verandert of een wachttijd is verstreken.

​

Planning

De agent draait Dagelijks, één keer per dag op een door het systeem toegewezen tijdstip. U bepaalt met Maximaal aantal taken per dag hoeveel aanbevelingen de agent per dag aanmaakt. Elke uitvoering kijkt naar uw 100 meest recent geregistreerde verkopen en beoordeelt de openstaande en vastgelopen verkopen daaronder. Oudere verkopen worden niet beoordeeld. Als er al 20 aanbevelingen op uw beslissing wachten, voegt de uitvoering geen nieuwe toe totdat u er een aantal hebt afgehandeld.

​

Agent activeren

De instelling is één enkele stap. U bent automatisch de goedkeurder en u kunt één instantie aanmaken.

1. Selecteer Agenten in de Navigator. De eerste keer dat u de pagina Agenten opent, moet u inloggen en AI-agents in SuperOffice goedkeuren.
2. Zoek de kaart Sales Assistant Agent in het Overzicht en selecteer Activeren. Dit opent de instelwizard.
   Ziet u de kaart niet? Selecteer Agents doorbladeren om deze te vinden.

​

Algemene instellingen

1. Voer een unieke Naam in voor de agentinstantie. Dit kan na activering niet meer worden gewijzigd.
2. Bewerk desgewenst de voorgestelde Beschrijving als u iets anders wilt.
3. Kies de Taal voor rapporten. Dit is van invloed op zowel aanbevelingen als chatantwoorden. De standaardwaarde is Engels.
4. Selecteer hoeveel aanbevelingen de agent per dag aanmaakt (maximaal 30). De standaardwaarde voor Maximaal aantal taken per dag is 10.
5. Kies bij Aanbevelingen baseren op waarop de agent de aanbevelingen baseert. De standaardwaarde is De verkopen die ik zelf heb binnengehaald.

   Optie	Waarvan de agent leert
   De verkopen die ik zelf heb binnengehaald	Uw eigen gewonnen verkopen.
   De verkopen die mijn groep binnen heeft gehaald	De gewonnen verkopen van uw groep.
   Alle binnengehaalde verkopen (hele organisatie)	Elke gewonnen verkoop in uw organisatie.
   Alleen de verkoopgids	De verkoopgids voor het verkooptype. De timing wordt niet vergeleken met eerdere verkopen.
   Mijn eigen advies (tekst)	Een tekst die u zelf schrijft (maximaal 2000 tekens), bijvoorbeeld Geef voorrang aan verkopen boven 100k; betrek altijd een technische contactpersoon. De timing wordt niet vergeleken met eerdere verkopen.
   Selectie van succesvolle verkopen	De gewonnen verkopen in een van uw eigen opgeslagen selecties.

   Wat u ook kiest, de aanbevelingen houden ook rekening met de redenen waarom vergelijkbare verkopen verloren gingen of vastliepen.
6. Schakel desgewenst Herinner mij aan naderende datums in om ook een verkoop te markeren waarvan de verkoopdatum nadert, zelfs als er verder niets mis is. Kies vervolgens bij Herinner mij zoveel werkdagen van tevoren het aantal werkdagen (1-14). De standaardwaarde is 3. Werkdagen slaan weekenden over, maar geen feestdagen.
7. Selecteer Opslaan. De instantie wordt geactiveerd, verschijnt onder Mijn agenten in de zijbalk Agenten, begroet u in de Algemene chat en start meteen de eerste uitvoering.

​

Hoe aanbevelingen werken

Bij elke uitvoering vergelijkt de agent uw openstaande verkopen met vergelijkbare gewonnen verkopen, zowel op totale leeftijd als op tijd in de huidige fase. Verkopen die op schema liggen, laat de agent met rust. De agent kijkt naar:

• Leeftijd van de verkoop en timing van de fase: een verkoop nadert zijn gebruikelijke tijdlijn wanneer deze langer openstaat dan 7 van de 10 vergelijkbare gewonnen verkopen. De verkoop heeft zijn gebruikelijke tijdlijn overschreden wanneer deze langer openstaat dan 9 van de 10. De tijd in een fase wordt niet gecontroleerd als gewonnen verkopen die fase meestal in minder dan een week afronden.
• Voltooide activiteiten: gesprekken, vergaderingen en taken die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Zo weet de agent wanneer u voor het laatst contact hebt opgenomen met de klant en stelt de agent niets voor wat al is gedaan.
• De verkoopdatum: of deze is verstreken of, met herinneringen ingeschakeld, binnenkort nadert.
• Openstaande verzoeken: of de klant een openstaand verzoek met hoge prioriteit heeft. De agent vertelt u of het verzoek bij deze verkoop hoort of elders bij het account van de klant, waar u het vanuit de verkoop niet zou zien.

De agent leert van de gewonnen verkopen in de 500 meest recente verkopen van de geschiedenis die u hebt gekozen, en heeft ten minste vijf gewonnen verkopen nodig om te vergelijken. Bij minder volgt de agent in plaats daarvan de verkoopgids, of de eigen signalen van de verkoop als er geen gids is.

​

Prioriteit

Elke aanbeveling heeft een prioriteit: Hoog, Normaal of Laag. Grotere verkopen gaan een niveau omhoog en kleinere een niveau omlaag, vergeleken met uw andere openstaande verkopen. Een strategische klant waarvan de verkoop is vastgelopen, een achterstallige activiteit heeft of een openstaand verzoek met hoge prioriteit heeft, gaat ook omhoog. Hetzelfde geldt voor een naderende verkoopdatum wanneer herinneringen zijn ingeschakeld. Wanneer meer verkopen aandacht nodig hebben dan uw Maximaal aantal taken per dag toestaat, komt de hoogste prioriteit eerst, daarna het hoogste bedrag. De rest wacht op een latere uitvoering.

​

Aanbevelingen beoordelen en goedkeuren

1. Selecteer het tabblad Chat.
2. Selecteer en selecteer In behandeling.
3. Kies een verkoopthread () uit de lijst. Threads zijn vernoemd naar de verkoop, het bedrijf en de contactpersoon.
4. Beoordeel de aanbevelingskaart:
   • De naam van de verkoop, de contactpersoon en het bedrijf.
   • Kerngegevens: Verkooptype, Bedrag, Fase en Dagen in fase.
   • Why this deal, een begrijpelijke reden waarom de verkoop is gekozen.
   • Aanbevolen acties, één blok per stap, met precies wat naar SuperOffice wordt geschreven. Soms hoort bij de hoofdstap een ondersteunende actie, zoals het toevoegen van een vervolgactiviteit of een belanghebbende.
5. Vraag desgewenst de agent in de chat naar de aanbeveling voordat u beslist.
6. Selecteer Goedkeuren of Afwijzen. De knoppen gelden voor elke actie op de kaart.
7. Als de aanbeveling een datum instelt of wijzigt, behoud dan de voorgestelde datum in het bevestigingsvenster of kies een andere dag. Het tijdstip van de dag blijft hetzelfde. U kunt de datum niet wijzigen wanneer u meerdere aanbevelingen tegelijk goedkeurt.

​

Wat goedkeuren doet

De eerste kolom toont de titel van de actie op de aanbevelingskaart. Wanneer u goedkeurt, bevestigt de agent in de chat wat er is aangemaakt, of legt uit wat niet kon worden aangemaakt, zodat u dit handmatig kunt toevoegen. Als een kaart twee acties heeft en alleen de eerste slaagt, blijft de eerste behouden. Wanneer u afwijst, wordt er niets naar SuperOffice geschreven. De agent doet voor die verkoop geen nieuw voorstel totdat de verkoop verder achterloopt, naar een andere fase gaat of zijn verkoopdatum passeert, of totdat er 14 dagen zijn verstreken. Nadat u goedkeurt, komt de verkoop terug twee dagen nadat de vervolgactiviteit gepland was, twee dagen na de nieuwe verkoopdatum, of 14 dagen na goedkeuring als er niets is toegevoegd. De verkoop komt eerder terug als deze verandert.

​

Vragen over een specifieke verkoop

1. Selecteer het tabblad Chat.
2. Vraag in de thread Algemene chat naar een verkoop, bijvoorbeeld Wat moet ik nu doen met Acme Corp? Als er iets aandacht nodig heeft, maakt de agent een aanbeveling aan in de eigen thread van die verkoop, net als bij de dagelijkse uitvoering. Als de verkoop op schema ligt, meldt de agent dat.

Aanbevelingen waar u om vraagt, tellen mee voor Maximaal aantal taken per dag. De chat kijkt naar dezelfde 100 meest recent geregistreerde verkopen als de dagelijkse uitvoering en vindt dus geen oudere verkopen. U kunt de agent in de chat ook vragen om een verkoop aan te maken of bij te werken, een vervolgactiviteit toe te voegen, een stap in een verkoopgids toe te voegen, een verzoek te registreren, een verkoop af te sluiten als verkocht of verloren, of een bedrijf op te zoeken. De agent vraagt u elke actie te bevestigen, maar er is geen goedkeuringskaart. Het opzoeken van de details van een verkoop of het vragen om een samenvatting van uw pijplijn maakt geen taak aan.

​

De werkruimte van de agent

De werkruimte van de Sales Assistant Agent heeft drie tabbladen: Chat, Historie en Prestaties. Selecteer om de meest recente items op te halen. Om de beschrijving, de taal, Maximaal aantal taken per dag, waarop de aanbevelingen zijn gebaseerd of de herinneringsinstellingen te wijzigen, bewerkt u de instantie. De naam en de planning staan vast. Wijzigingen gelden vanaf de volgende uitvoering. Alleen de eigenaar van de instantie kan de instellingen wijzigen of de instantie verwijderen.

​

Tips en probleemoplossing

Waarom zie ik geen score? De kaart toont bewust de aanbevolen actie en de redenering, geen numerieke score of betrouwbaarheidspercentage. Kan ik meerdere aanbevelingen in één keer afhandelen? Ja. Selecteer meerdere openstaande aanbevelingen en gebruik Goedkeuren of Afwijzen in het bulkpaneel. Wat gebeurt er met een aanbeveling waar ik niet op tijd bij ben? Een openstaande aanbeveling verloopt na 14 dagen. Zodra er nog 5 dagen resteren voordat de aanbeveling verloopt, verschijnt een aftelbanner op de thread. Er verandert niets in SuperOffice voor een verlopen aanbeveling en de agent kan de verkoop bij een latere uitvoering opnieuw voorstellen. Ik heb de instantie gedeactiveerd en mijn openstaande aanbevelingen zijn verdwenen. Het deactiveren van een instantie verwijdert alle aanbevelingen die nog op goedkeuring wachten, zoals beschreven in AI-agents instellen. Keur eerst goed of af wat u wilt bewaren.