Trinn
Bare eieren av oppfølgingen kan legge til (og fjerne) deltakere.
- Åpne eller opprett en oppfølging.
-
Klikk på Inviter-knappen. Dette utvider dialogboksen.
-
Klikk på boksen Legg til deltakere. Velg deretter en eller flere personer fra listen.
- Begynn å skrive for å søke etter en person i hele SuperOffice.
- Velg en person fra historielisten () eller favorittene dine ().
- Klikk for å søke etter en kollega eller for å velge personer knyttet til et selskap.
- Du kan også velge salgsinteressenter () og prosjektdeltakere ().
Hvis en deltaker er utilgjengelig, vises et utropstegn ved siden av navnet deres. Velg en av de foreslåtte tidspunktene eller klikk på Sjekk tilgjengelighet for å finne en bedre tid.
For møter opprettet i Outlook eller Gmail som er synkronisert til SuperOffice, vises deltakere nøyaktig slik de vises i det eksterne kalendersystemet. - Valgfritt, legg til steder, rom og/eller ressurser.
- Valgfritt, velg Send e-postinvitasjon til deltakere. (Dette endrer Lagre-knappen til Lagre og send.)
- Klikk på Lagre for å lagre alle endringer.
Planleggingsassistent
Planleggingsassistenten er en del av Oppfølgings-dialogen. Den detaljerte kalenderen viser tilgjengeligheten til hver intern deltaker (kollega). Den øverste raden viser den akkumulerte tilgjengeligheten. Tilgjengeligheten til eksterne deltakere og e-postdeltakere er ukjent.
- I Oppfølgings-dialogen, klikk på Sjekk tilgjengelighet.
- Klikk og dra pekeren til venstre eller høyre for å velge et møtetidspunkt. For eksempel, fra 13.30 til 15:00, som vist i grønt på dette skjermbildet. Bruk rullefeltet for å bevege deg mellom dagene. Alternativt, oppdater den valgte datoen og tiden øverst i dialogen.
- Valgfritt, legg til eller fjern deltakere og ressurser. Vurder å justere tiden igjen hvis det er en konflikt.
- Klikk OK når du er ferdig.
- Klikk Lagre for å lagre alle endringer.
Forhåndsvisning og oppdater invitasjons-e-post
Når du klikker på Lagre og send, vises en forhåndsvisning av e-posten basert på tittelen og agendaen. Eventuelle interne notater som er lagt til i oppfølgingen, ekskluderes.
-
Oppdater emne og brødtekst i e-posten etter behov. Bruk verktøylinjen for rik tekst i bunnen for å style invitasjonen din.
Eventuelle endringer gjort i forhåndsvisningen lagres ikke tilbake til oppfølgingen.
- Når du er klar, klikk på Send.
Hva skjer neste
- Når du lagrer oppfølgingen, mottar den andre personen et aktivitetsvarsel.
- Hvis den andre personen avslår invitasjonen, får du en Invitasjon avslått-melding. Klikk Greit for å bekrefte.
- Valgfritt, finn en ny passende tid og endre tidspunktet for oppfølgingen.
Hvordan angir jeg om en ekstern person har godtatt eller avslått invitasjonen?
Eksterne deltakere blir varslet via e-post (hvis du valgte dette alternativet). E-postinvitasjoner som sendes til eksterne personer, inneholder en iCal-fil (.ics) sammen med invitasjonsdataene. Når de svarer på invitasjonen din, oppdateres statusen automatisk i SuperOffice. Hvis du vil godta eller avslå en invitasjon på vegne av noen, velger du navnet i listen og klikker på Bytt status-knappen for å sette inn en grønn hake som viser at invitasjonen er godtatt, eller klikk to ganger for å sette inn et rødt kryss som viser at invitasjonen er avslått.Feilsøking
Hvorfor kan jeg ikke legge til eller fjerne deltakere?
Hvis du ikke kan legge til eller fjerne deltakere fra en oppfølging, kontroller følgende:- Du er ikke eieren: Bare eieren av oppfølgingen kan legge til eller fjerne deltakere.
- Møte opprettet i Outlook eller Gmail: Hvis møtet ble opprettet i Outlook eller Gmail og synkronisert til SuperOffice via Synchronizer, er det skrivebeskyttet i SuperOffice (bortsett fra SuperOffice-spesifikke felt som Type, Firma, Salg, Prosjekt). For å legge til eller fjerne deltakere, rediger møtet i kalendersystemet der det opprinnelig ble opprettet.