Invitere andre medarbeidere til en oppfølging
Invitasjoner blir opprettet når du kaller inn til møter eller andre avtaler mellom ulike medlemmer av en bedrift. Du inviterer flere kolleger eller ressurser til å delta. Når en invitasjon blir akseptert, vil den vises i brukerens dagbok.
Når du skal sette av tid til et møte med én eller flere medarbeidere, kan du bruke fanen Oversikt i Dagbok-bildet. Her kan du åpne andre medarbeideres dagbøker for å se når kollegene dine er tilgjengelige for møter. Du kan dessuten velge å vise ressurser som for eksempel møterom, for å se når de er ledige og registrere en felles reservasjon for alle innenfra din egen dagbok.
Du lager oppfølginger med andre medarbeidere ved å knytte dem til oppfølgingen som deltakere.
Når vi lagrer møtet, blir en invitasjon lagt til personen vi inviterte og vises i vedkommendes dagbok på riktig dato og tidspunkt. Dette skjer bare hvis den inviterte personen også er en kollega. Du kan også invitere personer som tilhører andre kontakter; disse vil ikke ha en egen dagbok hvor møtet vises, men det vil i stedet bli vist i aktivitetsarkivet til deres kontakt.
Status
Brukerne du har valgt å knytte til en oppfølging, får melding om dette på skjermen. Hvis du åpner oppfølgingen på fanen Deltakere, ser du en oversikt over deltakerne og ressursene som er knyttet til oppfølgingen. Der kan du også se hvem som har godtatt eller avslått invitasjonen, og hvilke ressurser som er reservert, ved hjelp av symbolene ved siden av navnene:
| Ikon | Beskrivelse |
|---|---|
 |
Invitasjon er godtatt. |
 |
Invitasjonen er avslått. |
 |
Invitasjon er sett, men ikke besvart. |
| umerket | Invitasjonen er ikke sett. |
Ressurser
Når du kobler sammen ressurser, settes statusen til godtatt, siden en ressurs ikke kan besvare invitasjonen selv.
Ressurser kan dobbeltbookes. Hvis en ressurs ikke er ledig på det aktuelle tidspunktet, står det Konflikt i kolonnen Status. I tillegg vises det et utropstegn i dialogboksen Avtale. Du bør endre tidspunktet for oppfølgingen. I feltet Første ledige vises første ledige møtetidspunkt.
Håndtere svar på invitasjoner
Når du sender en invitasjon, kan mottakeren av invitasjonen enten godta eller avslå den.
Hvis mottakeren avslår invitasjonen, får du en Invitasjon avslått-melding. Klikk Greit for å bekrefte. Valgfritt, finn en ny passende tid og endre tidspunktet for oppfølgingen, eller tilordne oppfølgingen på nytt.
Hvis personen godtar invitasjonen, registreres den i SuperOffice CRM på vanlig måte.