Als u gebruikersinformatie hebt opgegeven toen u SuperOffice CRM bestelde, staan deze gebruikers mogelijk al in het systeem en hebben zij per e-mail aanmeldingsgegevens ontvangen. Controleer het scherm Gebruikers voordat u iemand handmatig toevoegt.
Stappen
- Open het scherm Gebruikers.
- Selecteer het tabblad Medewerkers.
- Klik op de knop Toevoegen onder de lijst.
- Voer de naam en het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in het bovenste deel van de kaart in.
- Als er meer dan één bedrijf beschikbaar is als eigenaar in uw SuperOffice-tenant, kunt u de eigenaar selecteren onder het veld E-mail.
-
Voer de relevante informatie in de tabbladen Details en Licenties in.
-
Klik op Opslaan. De naam van de nieuwe gebruiker wordt nu weergegeven in de lijst.
- SuperOffice CRM Online: Als actieve gebruikers een ander gebruikersplan nodig hebben, kunt u gebruikersplannen toewijzen in Instellingen en onderhoud.
- SuperOffice CRM Suite: Beheer gebruikerstoegang door de optie Kan aanmelden in of uit te schakelen. Het bedrijfsplan bepaalt welke functies alle gebruikers kunnen openen. Zie CRM Suite-plannen.
Belangrijke velden uitgelegd
- Het tabblad Details
- Het tabblad Licenties
Het tabblad Details bevat de volgende opties:
-
Gebruikers-ID: Bewerk in het veld Gebruikers-ID de voorgestelde ID voor de gebruiker (als u de automatisch gegenereerde ID niet wilt gebruiken). U kunt geen gebruikers-ID opgeven die al bestaat in de database. Er gelden geen beperkingen op de tekens die in de gebruikers-ID kunnen worden gebruikt.
De gebruikers-ID mag niet teveel tekens bevatten, aangezien deze wordt weergegeven in de ID-kolommen in SuperOffice CRM en de ruimte in deze kolommen mogelijk beperkt is.
- Bijnaam: De bijnaam is de naam die zichtbaar is voor andere gebruikers van SuperOffice en wordt alleen gebruikt voor gebruikers van SuperOffice Service. U kunt de voorgestelde bijnaam voor de gebruiker bewerken (als u de automatisch gegenereerde naam niet wilt gebruiken).
- Verificatie: als er meerdere verificatiemethoden beschikbaar zijn, kunt u hier een verificatiemethode selecteren.
- Gebruikersnaam: voer de gebruikersnaam van SuperOffice in. Dit moet dezelfde naam zijn als in het systeem van uw identiteitsprovider (als u Office 365 of Gmail gebruikt voor verificatie). Wanneer u SuperOffice gebruikt voor authenticatie, vult u gewoon uw e-mailadres in. Zorg ervoor dat het e-mailadres geldig is, omdat dit wordt gebruikt voor accountbevestiging.
- Rol: Selecteer de rol voor de gebruiker in de keuzelijst Rol. De rol bepaalt de gegevenstoegang en functionele rechten van de gebruiker. U kunt uw eigen rol niet wijzigen.
- Gebruikersplan: Selecteer het relevante gebruikersplan voor de gebruiker. Dit bepaalt welke SuperOffice-functies de gebruiker kan openen. (Alleen SuperOffice CRM Online. In SuperOffice CRM Suite-abonnementen geldt het bedrijfsplan voor alle gebruikers.)
- Voormalige werknemer: Als een gebruiker geen toegang meer heeft tot SuperOffice, selecteert u deze optie om het gebruikersplan en de aanmeldingsrechten van de gebruiker te verwijderen.
- Primaire groep: Selecteer een van de vooraf gedefinieerde opties voor groepslidmaatschap in de keuzelijst Primaire groep. Deze personen kunnen worden gedefinieerd in het scherm Lijsten. De gebruiker krijgt toegang tot gegevens die het eigendom zijn van andere gebruikers in dezelfde primaire groep. Toegangsrechten (bijvoorbeeld schrijf- en verwijdertoegang) tot deze gegevens worden gedefinieerd in de rol waartoe de gebruiker behoort. Zie Zichtbaarheid voor meer informatie over het delen van gegevens met uw primaire groep.
- Andere groepen: Klik in het veld Andere groepen en selecteer tot welke andere groepen de gebruiker behoort. Als de lijst veel groepen bevat, begint u met het typen van een groepsnaam in het zoekveld om de lijst te filteren.
- Service-categorieën: Deze categorieën worden gebruikt om gebruikers toegang te geven tot specifieke verzoekcategorieën.
- Service-categorieën van gebruikersgroepen: Geeft de categorieën weer die de gebruiker ontvangt binnen een gebruikersgroep.
Voorbeeld
Joop Jansen werkt op de verkoopafdeling van een groot bedrijf. De primaire groep is ingesteld op “Verkoop”, zodat Joop toegangsrechten heeft voor gegevens die zijn gemaakt door gebruikers op de verkoopafdeling. De toegangsrechten voor de primaire groep worden gedefinieerd door de rol waartoe Joop behoort. Deze rol bepaalt of Joop gegevens die door andere gebruikers op de verkoopafdeling zijn gemaakt, kan bewerken of verwijderen (zie Gegevensrechten voor een rol definiëren).Joe heeft ook beperkte rechten voor documenten van de marketingafdeling en de ontwikkelingsafdeling nodig. Deze twee afdelingen worden toegevoegd onder Andere groepen. In de rol waar Joop toe behoort, is opgegeven dat hij alleen leestoegang tot deze gegevens heeft.Video: Een nieuwe SuperOffice CRM-gebruiker toevoegen
Bekijk deze demo om te zien hoe u een nieuwe gebruiker kunt toevoegen in SuperOffice CRM.(Deze video toont een eerdere versie van SuperOffice, dus het ontwerp kan er anders uitzien. De stappen zijn hetzelfde.)
Problemen oplossen
Een nieuw aangemaakte gebruiker kan niet inloggen op SuperOffice
Er zijn twee veelvoorkomende situaties waarbij een nieuwe gebruiker niet kan inloggen:- De gebruikersnaam is geen e-mailadres, of het e-mailadres is niet geldig
- Het account van de nieuwe gebruiker is niet geactiveerd
- Selecteer Gebruikers in de Navigator.
- Selecteer in de lijst met gebruikers de gebruiker die niet kan inloggen.
-
Zorg ervoor dat de gebruiker een geldig e-mailadres heeft ingevuld, want dit e-mailadres ontvangt de activeringsmail.
-
Zorg ervoor dat de gebruiker de activeringsmail heeft ontvangen en dat er binnen 48 uur op de activeringslink is geklikt.
Als u de welkomstmail opnieuw wilt verzenden, gaat u naar Instellingen en onderhoud > Gebruikers, selecteert u uw gebruiker, klikt u op de knop Taak en kiest u Welkomstmail verzenden.
- Zorg ervoor dat de gebruiker de instructies voor het inloggen bij SuperOffice CRM heeft gevolgd.