Lijsten groeperen

Een geweldige manier om informatie te ordenen om informatie efficiënt te vinden, te bekijken en te openen, is door de informatie te groeperen. Het groeperen van informatie betekent dat u informatie sorteert als een reeks mensen of dingen, die iets gemeen hebben. U kunt de informatie in een archief groeperen op basis van alle velden/kolommen in het archief. Groepeer bijvoorbeeld een lijst met activiteiten op categorie, zodat u al uw vervolgactiviteiten of webformulieren kunt bekijken; groepeer een lijst met verzoeken op categorie en status, zodat u een overzicht krijgt van verzoekstatussen per categorie. Groeperen is persoonlijk. De kolommen die u gebruikt om uw gegevens te groeperen, zijn alleen voor u zichtbaar en u kunt zoveel groepen toevoegen en verwijderen als u wilt. (videolengte - 1:43)

​

Groepering inschakelen

1. Klik op het pictogram rechts van de kolomkop en selecteer Groepering inschakelen.
2. Klik op OK.

Nu wordt een nieuwe rij weergegeven boven de kolomkoppen.

​

Een lijst groeperen

1. Zoek het archief waarin u de informatie wilt groeperen.
2. Klik en sleep een kolomkop naar de rij boven de kolomkoppen. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een document dat is verbonden met een van de personen die voor dit bedrijf werken, kunt u de kolom Persoon naar de balk slepen en neerzetten. Doe vervolgens hetzelfde voor de kolom Type activiteit. In de lijst wordt nu een rij per waarde weergegeven in de geselecteerde kolom. Als u een categoriekolom hebt geselecteerd, wordt elke beschikbare categorie in de kolom op een afzonderlijke rij weergegeven. Klik op de rij om de groep uit te vouwen en de records weer te geven.
3. Als u een tweede waarde wilt groeperen, herhaalt u de bovenstaande procedure. U kunt zoveel kolommen toevoegen als u wilt gebruiken.

​

Geselecteerde groepering verwijderen

1. Als u een geselecteerde groeperingskolom wilt verwijderen, klikt u op de X achter de kolom. De lijst met records in het archief wordt onmiddellijk bijgewerkt.