Anfragen und SuperOffice Service

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Unser Ticket-System ermöglicht Ihnen eine effiziente Bearbeitung eingehender Anfragen und hilft Ihnen, jeden Tag einen hervorragenden Kundenservice zu leisten. Diese Auswahl an Anleitungen enthält Richtlinien, die Ihnen helfen, alle eingehenden Fragen und Anfragen mit SuperOffice Service zu verfolgen, zu beantworten und zu analysieren. Dabei ist es unwichtig, ob sie per Telefon, E-Mail, Chat, Web-Formular oder über andere Kanäle eingehen.

Anfragen sind eine der Hauptfunktion von SuperOffice. Hier verwalten Sie Anfragen und Fragen im System. Sie können auch interne und externe Anfragen erstellen, auf eingehende Anfragen reagieren und eine Übersicht über die Statusangaben aller Anfragen im System erhalten. Klicken Sie auf das Symbol Anfragen, um die Anzeige Anfragen zu öffnen, oder klicken Sie auf den Anfragen-Text, um die Navigatoroptionen mit Suche, Verlauf und Favoriten zu öffnen.

Jede Frage und Abfrage kann als Anfrage definiert werden. Diese Fragen umfassen Support-Anfragen, Fragen über das Produkt und Dienstleistungen oder Fragen zu Rechnungen. Sie möchten immer jede eingehende Anfrage möglichst schnell und effizient bearbeiten und einen professionellen Kundenservice leisten.

Anfrage mit Nicht zugeordneter Anfrage mit Vorschau -screenshot

Wo kann ich auf Anfragen zugreifen?

Wenn Sie in der Anzeige Suchergebnisse auf eine Zeile doppelklicken, gelangen Sie zur Ansicht Anfrage.

Personen

Anfragen können mit Personen verknüpft werden, die zu einer Firma gehören. Dies bedeutet, dass Anfragen nicht direkt, sondern nur indirekt über Personen mit Firmen verknüpft werden können. Wenn neue E-Mails importiert und als Anfragen gespeichert werden, wird die Anfrage über die E-Mail-Adresse automatisch mit der richtigen Person verknüpft. Wenn Sie eine Anfrage ansehen , können Sie ganz einfach feststellen, von welcher Person diese Anfrage stammt, und wenn Sie auf den Namen der Person klicken, können Sie sich über die weiteren für diese Person erfassten Anfragen informieren. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick über vorherige Kommunikationen mit dieser Person.

Was möchten Sie als Nächstes tun?

Anfragenmanagement

Eingehende Anfragen können über viele Kanäle eingehen. Es gibt mehrere Möglichkeit, diese Anfragen zu erfassen und zu beantworten. Die Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Anfragen unterscheidet sich von Anfrage zu Anfrage.

Bei einem Kontaktservicesystem geht es darum, Ihren Personen die gesuchten Antworten zu geben und ihre Personen Informationen zu speichern. Jedes Mal, wenn Sie einer Person antworten, erhält dieser eine E-Mail von Ihnen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen.

Typische Aufgaben

Verschiedene Firmen verwenden andere Verfahren für die Bearbeitung von Anfragen und können SuperOffice Service anders einsetzen. Nachfolgend haben wir zwei Szenarien aus dem echten Leben aufgeführt, die einige verfügbare Optionen aufzeigen. Diese Szenarien zeigen Ihnen, wie Sie effizient antworten können, wenn eine Person eine Anfrage per E-Mail übermittelt hat und eine Person mit einem Problem oder einer Frage anruft.

Dashboard für Anfragen mit Listen eigener unbearbeiteter Anfragen und einer Warteschlange für nicht zugeordnete Anfragen. Hier können Sie eine zu bearbeitende Anfrage auswählen -screenshot Dashboard für Anfragen mit Listen eigener unbearbeiteter Anfragen und einer Warteschlange für nicht zugeordnete Anfragen. Hier können Sie eine zu bearbeitende Anfrage auswählen.

Szenario 1: Die Person übermittelt die Anfrage per E-Mail

  1. Die Person schreibt eine E-Mail an support@company.com oder füllt ein Formular in einem Benutzersupportportal aus.
  2. Die Person erhält eine automatische Eingangsbestätigung.
  3. Die Anfrage der Person wird in SuperOffice CRM automatisch als Anfrage erfasst.
  4. Die Anfrage wird an einen Bearbeiter in SuperOffice CRM übermittelt. Siehe Anfragen zuweisen und Anfragen suchen.
  5. Der Bearbeiter liest sich die Anfrage durch.
  6. Er kann die Anfrage nicht eigenständig abwickeln und geht wie folgt vor:
  7. Der Bearbeiter muss eine Antwort an die Person senden.
  8. Der Bearbeiter muss die Anfrage schließen und geht zur Bearbeitung einer anderen Anfrage über.

Szenario 2: Die Person ruft den Bearbeiter an

  1. Die Person hat ein Problem mit einem Produkt und ruft den Kundensupport an.
  2. Der antwortende Bearbeiter muss die Anfrage erfassen.
  3. Er kann die Anfrage nicht eigenständig abwickeln und geht wie folgt vor:
  4. Der Bearbeiter muss eine Antwort an die Person senden.
  5. Der Bearbeiter muss die Anfrage schließen und geht zur Bearbeitung einer anderen Anfrage über.

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